Quedarse sin cinta no avisa. El consumo es gradual —un rollo hoy, otro mañana— pero la falta es binaria: tienes material y despachas, o no tienes y paras. Y por alguna ley no escrita de la operación, el día que se acaba nunca es un martes tranquilo: es un viernes de quincena, con la mesa llena de pedidos, el proveedor cerrando temprano y tu equipo improvisando con la cinta equivocada o cajas de otra medida. El problema no fue el viernes; fue que la decisión de recomprar se tomó a ojo tres semanas antes. Para eso existe el punto de reorden, y calcularlo toma dos minutos.
¿Qué Es el Punto de Reorden?
El punto de reorden es el nivel de inventario que dispara el pedido de reposición. No es una fecha ("compro cada mes") ni una sensación ("ya se ve poquito"): es un número de piezas. Cuando tu existencia de un insumo toca ese número, pides. Así de simple.
La lógica de fondo: entre que levantas el pedido y el material llega a tu bodega pasan días, y durante esos días sigues despachando. El punto de reorden es la cantidad que te asegura que lo que queda en la repisa alcanza para cubrir ese hueco. Si esperas a que "se vea poquito", el pedido llega tarde por definición, porque el poquito ya no cubre el tiempo de entrega.
La Fórmula: Consumo Diario × Días de Entrega + Stock de Seguridad
Es la fórmula estándar de operaciones y no necesita software para aplicarse:
Punto de reorden = consumo diario × días de entrega del proveedor + stock de seguridad
Un ejemplo trabajado con cajas de cartón:
- Consumo diario: despachas unos 40 pedidos al día, una caja por pedido → 40 cajas/día.
- Días de entrega: tu proveedor tarda 4 días desde que pides hasta que el material está en tu bodega → 40 × 4 = 160 cajas que vas a consumir mientras esperas.
- Stock de seguridad: decides un colchón de 2 días por si algo se atraviesa → 40 × 2 = 80 cajas.
Punto de reorden = 160 + 80 = 240 cajas. El día que tu conteo baje a 240, levantas el pedido. No antes —estarías cargando inventario de más— y no después, porque cada día de retraso se come el colchón.
Dos precisiones para que el número sea honesto. El consumo diario sale de tus datos, no de tu memoria: divide las piezas consumidas del último mes entre los días que operaste. Y los días de entrega son de puerta a puerta —desde que mandas el pedido hasta que el material está listo para usarse— incluyendo el día que tarda tu proveedor en confirmar y el tránsito real, no el "sale mañana" del vendedor.
¿Cuánto Stock de Seguridad Necesitas? Criterios, No Números Mágicos
El stock de seguridad es la parte de la fórmula donde no hay número universal, porque su tamaño depende de cuánta incertidumbre tienes que absorber. En lugar de copiar el colchón de alguien más, evalúa tres cosas:
- Qué tan variable es tu venta. Si despachas 40 pedidos un día y 90 el siguiente, tu "consumo diario" es un promedio que miente. A mayor variabilidad, más días de colchón; una operación estable puede vivir con 1 o 2 días, una con picos fuertes necesita pensar en el día alto, no en el promedio.
- Qué tan confiable es tu proveedor. Si el que dice 4 días a veces tarda 7, esos 3 días de diferencia van directo al colchón. Un proveedor puntual te deja trabajar con stock de seguridad chico; uno irregular te obliga a cargarlo tú.
- Qué te cuesta quedarte sin. No todos los insumos pesan igual. Sin etiqueta de agradecimiento, despachas igual; sin caja, paras. A los insumos que detienen la operación dales colchón generoso; a los cosméticos, el mínimo.
Y en temporada alta —Buen Fin, diciembre, tus propias campañas— todo se mueve a la vez: tu consumo sube y los proveedores se saturan, así que la entrega de 4 días se vuelve de 8. La práctica sana es recalcular el punto de reorden con los números de temporada un mes antes de que empiece, no descubrir en noviembre que tu fórmula era de marzo.
Errores Comunes al Hacer un Pedido de Reposición
- Reordenar a ojo. "Se ve poquito" depende de quién mira, de cómo está acomodada la repisa y de qué tan ocupado estuvo el día. El ojo no sabe cuántos días de consumo quedan; el número sí. Si la decisión de recompra vive en la vista de una persona, tu inventario depende de que esa persona voltee a tiempo.
- No contar el tiempo de tránsito real. El proveedor dice "3 días" y son 3 días desde que fabrica o surte, no desde que tú escribiste el mensaje. Suma la confirmación, el fin de semana que se atraviesa y la entrega local. Mide dos o tres pedidos de puerta a puerta y usa ese dato.
- Ignorar los picos. Las quincenas venden más; el Buen Fin, mucho más. Un punto de reorden calculado con el promedio anual se queda corto exactamente cuando más pedidos tienes que sacar, que es el peor momento posible para parar.
- Un solo proveedor sin plan B. El punto de reorden te protege de tu consumo, no de que tu único proveedor se quede sin material o te falle en temporada. Para los insumos que detienen tu operación, ten identificado —y probado al menos una vez— un segundo proveedor, aunque sea más caro. El día que lo necesitas no es el día para empezar a buscarlo.
Señales de que Ya te Toca Sistematizar
Con dos SKUs y una sola persona despachando, la memoria más o menos aguanta. Pero hay tres señales de que la etapa artesanal ya se terminó:
- Más de 5 SKUs de insumo. Nadie carga en la cabeza el nivel de cinco medidas de caja, dos cintas y el relleno. Alguno se va a caer, y va a ser el que más rota.
- Más de un despachador. Cuando dos personas toman de la misma repisa, cada una asume que la otra vio el nivel. El faltante ya no es responsabilidad de nadie hasta que es problema de todos.
- Ya te pasó dos veces. Una vez es mala suerte; dos veces es un proceso que no existe. La tercera ya no es sorpresa, es decisión.
Sistematizar no exige un ERP: una hoja con tres columnas —insumo, punto de reorden, proveedor— pegada donde se despacha, y una regla clara de quién cuenta y cuándo, resuelven el 90% del problema.
Calcula tu Punto de Reorden con tus Números
Para que no tengas que armar la hoja desde cero, hicimos una calculadora de punto de reorden de insumos: capturas tu consumo, los días de entrega de tu proveedor y el colchón que decidiste, y te devuelve el número exacto para cada insumo. Y si de paso quieres saber cuánto le está costando el empaque a cada venta, la calculadora de cuánto cuesta empacar un pedido te lo desglosa con tus propios materiales. Las dos son gratuitas y no piden registro.
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